Seu negócio cresceu. O que começou com você sozinho agora tem demanda, clientes e, principalmente, não tem mais horas no seu dia. Você chegou à conclusão inevitável: “Eu preciso de ajuda”.
Mas, no momento em que você pensa em “contratar”, um calafrio percorre sua espinha. Você ouviu as histórias de terror sobre a CLT, os encargos, os impostos, os riscos trabalhistas. “Assinar a carteira é muito caro”, dizem.
Para uma empresa normal, isso é uma verdade complexa. Mas para você, que é MEI (Microempreendedor Individual), a história é muito, muito diferente.
O MEI foi criado para ser um regime ultra-simplificado, e isso se aplica à sua primeira contratação. O custo é drasticamente reduzido. No entanto, “reduzido” não significa “zero”.
Como contador consultivo, minha missão é tirar você do “achismo” e te dar números. O custo de um funcionário não é apenas o salário; é um conjunto de encargos e provisões. Este guia definitivo vai calcular, centavo por centavo, quanto custa registrar seu primeiro funcionário no MEI em 2025 e comparar com o custo de uma empresa “normal” (PME no Simples Nacional).
A Regra de Ouro: O Limite de 1 Funcionário do MEI
Antes de falarmos de custos, precisamos reforçar a regra mais importante. O MEI foi feito para negócios individuais. A lei permite que você tenha ajuda, mas com uma limitação rígida:
O MEI só pode ter, no máximo, um (1) único funcionário registrado (CLT).
Você não pode ter 2, nem 1.5, nem um “estagiário” não oficial. É apenas um. (Existe um Projeto de Lei para aumentar para 2, mas em 2025, a regra vigente ainda é de apenas um. Detalhamos isso no nosso guia ).
Além disso, o salário pago a este funcionário não pode ser superior ao Salário Mínimo nacional/regional ou ao piso da categoria profissional (o que for maior).
O Custo REAL para Registrar 1 Funcionário no MEI (Cálculo 2025)
Vamos ao que interessa: os números. Para este cálculo, usaremos como base o Salário Mínimo previsto para 2025, de R$ 1.502,00.
O custo do funcionário se divide em três partes: o que o MEI paga (encargos), o que o MEI provisiona (custo oculto) e o que o funcionário paga (descontos).
1. Custo do Empregador (O que o MEI Paga ao Governo)
Esta é a grande vantagem do MEI. Diferente de uma PME, o MEI é isento de uma lista enorme de impostos sobre a folha (INSS Patronal, Salário-Educação, Sistema S). O seu custo é fixado em 11% sobre o salário.
- INSS Patronal (CPP): 3% do salário (R$ 45,06)
- FGTS (Fundo de Garantia): 8% do salário (R$ 120,16)
Total de Encargos do MEI: R$ 165,22 por mês.
Este é o valor que você pagará ao governo, via guia DAE do eSocial, além do salário.
2. O Custo “Oculto” (Provisões Mensais Obrigatórias)
Este é o ponto onde 90% dos MEIs quebram. O custo não é só o salário + 11%. Seu funcionário tem direito a 13º Salário e Férias, e se você não guardar esse dinheiro todo mês, você terá um rombo no caixa no fim do ano.
Um gestor inteligente não espera a conta chegar; ele a provisiona.
- Provisão de 13º Salário: Você deve guardar 1/12 do custo total (Salário + Encargos) por mês.
- (R$ 1.502,00 + R$ 165,22) / 12 = R$ 138,93 por mês
- Provisão de Férias (1/3 Constitucional): O funcionário tem direito a 30 dias de férias + 1/3 do salário. Devemos provisionar 1/12 disso.
- Salário (R$ 1.502,00) + 1/3 Férias (R$ 500,67) = R$ 2.002,67
- Encargos sobre Férias (11% de R$ 2.002,67) = R$ 220,29
- Custo Total das Férias: R$ 2.222,96
- Provisão Mensal (1/12): R$ 185,25 por mês
Total de Provisões Mensais: R$ 324,18 (Este é o dinheiro que você guarda).
3. O Desembolso Mensal REAL do MEI
Então, quanto “sai” do seu caixa ou quanto você precisa separar todo mês para ter esse funcionário sem sustos?
- Salário Bruto (pago ao funcionário): R$ 1.502,00
- Encargos (pagos ao governo): R$ 165,22
- Provisões (guardadas para o futuro): R$ 324,18
Custo Total Mensal de 1 funcionário MEI: R$ 1.991,40
É fundamental entender este número. Um funcionário de R$ 1.502,00 custa, na realidade, R$ 1.991,40 para a sua empresa. O custo total é de aproximadamente 32,5% sobre o salário (11% de encargos + 21,5% de provisões).
O que é Descontado do Funcionário (Não é Custo Seu)
Vale notar que o funcionário também contribui. Este valor não sai do seu caixa, ele é descontado do salário bruto dele.
- INSS do Empregado: 7,5% sobre R$ 1.502,00 = (R$ 112,65)
- Salário Líquido (O que o funcionário recebe): R$ 1.502,00 – R$ 112,65 = R$ 1.389,35
Você, como empregador, tem a obrigação de reter esses R$ 112,65 e repassá-los ao governo.
Comparativo: Custo de 1 Funcionário “CLT” (PME no Simples Nacional)
Agora você entende o benefício de ser MEI. Aquele custo de 11% (INSS Patronal + FGTS) é um presente.
Se o seu negócio não fosse MEI, mas sim uma Microempresa (ME) no Simples Nacional, o cenário seria outro. Você perderia a isenção dos 3% de INSS e entraria no regime normal.
O custo de um funcionário para uma PME no Simples Nacional (dependendo do Anexo da sua empresa) inclui:
- FGTS: 8%
- INSS Patronal (CPP): 20% (Esta é a grande diferença! O MEI paga 3%)
- Terceiros (Sistema S, Salário-Educação): 5,8% (O MEI é isento)
- Risco Ambiental de Trabalho (RAT): 1% a 3% (O MEI é isento)
- Provisões (13º, Férias): ~21,5%
Somando apenas os encargos diretos, o custo de um funcionário no Simples Nacional (fora da folha) pode facilmente ultrapassar 50% a 60% sobre o salário, contra os 11% do MEI.
O custo de R$ 1.991,40 que calculamos para o MEI, em uma PME, seria de R$ 2.400,00 ou mais.
Como Registrar o Funcionário na Prática (eSocial)
O custo é o “o quê”, agora vamos ao “como”. O processo de registro do funcionário MEI é 100% digital e centralizado no portal do eSocial.
- Exame Admissional (ASO): Antes de tudo, o futuro funcionário deve ir a uma clínica de Medicina do Trabalho para fazer o exame admissional e obter o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), atestando que ele está apto para a função.
- Coletar Documentos: Você precisará dos dados básicos (RG, CPF, PIS, endereço, CTPS Digital).
- Cadastro no eSocial: Este é o passo crítico. Você (ou seu contador) deve inserir os dados do funcionário e do contrato de trabalho no portal do eSocial antes do primeiro dia de trabalho dele. O eSocial é o que formaliza o vínculo e substitui a antiga “assinatura em carteira” de papel.
- Emissão do DAE Mensal: Após o registro, todo mês você deverá fechar a folha de pagamento no eSocial, que gerará a guia DAE (Documento de Arrecadação do eSocial). É nesta guia que você paga os 11% de encargos e repassa o INSS descontado do funcionário.
Embora o MEI não seja obrigado a ter contador, este é um dos momentos em que a ajuda profissional evita erros que podem custar caro em multas ou ações trabalhistas.
Conclusão: O Custo MEI é Baixo, Mas o Limite é Rígido
Registrar um funcionário no MEI é, sem dúvida, a forma mais barata de ter ajuda legalizada no Brasil. O custo total de ~32,5% (contando provisões) é um incentivo claro.
Mas esse benefício vem com uma trava: apenas 1 funcionário.
Se o seu negócio em São Paulo está crescendo e você percebe que precisa de dois ou mais funcionários, ou que precisa pagar um salário acima do piso, você não tem um problema. Você tem um sinal de sucesso.
É o sinal de que a “roupa” do MEI ficou apertada. Nesse caso, não “dê um jeitinho” (contratando por fora). O caminho correto é o desenquadramento planejado para Microempresa (ME). Você pagará um pouco mais por funcionário, mas ganhará a liberdade de contratar quantos precisar e faturar até R$ 4,8 milhões/ano.
Na GG Contabilidade, somos especialistas em guiar o MEI nessa jornada, seja para registrar seu primeiro funcionário com segurança ou para planejar sua .
FAQ: Perguntas Frequentes sobre Custo de Funcionário MEI
Posso contratar meu cônjuge ou parente como funcionário do MEI?
R: O cônjuge ou companheiro(a) não pode ser o funcionário do MEI. Outros parentes (filho, irmão, etc.) podem, desde que sejam maiores de 16 anos e que o vínculo de emprego seja real (com horário, salário e subordinação).
O que acontece se eu não registrar o funcionário no eSocial?
R: Você estará operando com um funcionário “fantasma”. Isso é uma infração grave. Se sofrer uma fiscalização ou uma reclamação trabalhista, você será obrigado a pagar todos os impostos retroativos (INSS, FGTS), além de férias, 13º, multas e juros. O custo pode facilmente quebrar seu MEI.
Posso contratar um funcionário por meio-período (jornada parcial)?
R: Sim. O MEI pode contratar um funcionário para uma jornada parcial (ex: 20 horas semanais). Nesse caso, o salário e todos os encargos (INSS, FGTS) e provisões (Férias, 13º) serão calculados de forma proporcional ao piso salarial da categoria para aquela jornada.
O que é a Guia DAE que o contador fala?
R: O DAE (Documento de Arrecadação do eSocial) é o “boleto” do seu funcionário. Ele unifica em uma só guia o FGTS (8%) e o INSS (os 3% do MEI + os 7,5% descontados do funcionário). Você paga o DAS (seu imposto) e o DAE (o imposto do funcionário).
