Seu contador deveria ser seu principal parceiro estratégico. O “médico” da saúde financeira da sua empresa. Mas, para a maioria dos donos de PMEs em São Paulo, a realidade é bem diferente.
A relação se resume a um e-mail por mês, sempre na mesma data. Um e-mail frio, com um anexo: a guia de imposto.
Você paga o boleto e o silêncio volta. Você não sabe se está pagando o imposto certo. Não sabe se sua empresa deu lucro ou prejuízo. Você tem dúvidas estratégicas — “Posso contratar?”, “É hora de investir?”, “Estou no regime tributário correto?” — mas não tem a quem perguntar. Você se sente sozinho, no escuro, pagando por um serviço que não te gera valor.
Se essa descrição parece familiar, está na hora de considerar uma mudança.
Muitos empresários acreditam que trocar de contador é um processo burocrático, arriscado e que só pode ser feito no “início do ano”. Isso é um mito. O processo, quando feito por profissionais, é simples, seguro e pode ser a decisão mais lucrativa que você tomará este ano.
Este guia vai mostrar os 5 sinais claros de que é hora de trocar e o passo a passo exato de como funciona a “portabilidade contábil” aqui em São Paulo.
Os 5 Sinais de Alerta: Quando Trocar de Contador?
A frustração é o primeiro sintoma. Mas vamos transformá-la em dados. Se você marcar “sim” para mais de dois destes itens, sua empresa está perdendo dinheiro por inércia.
1. Você só fala com seu contador para receber guias
A comunicação é 100% reativa. Ele só fala com você para enviar um boleto ou pedir um documento. Você liga para tirar uma dúvida e demora dias para ter uma resposta vaga. Um contador parceiro é proativo. Ele te liga para mostrar algo, para agendar uma reunião de análise, para te alertar sobre uma mudança na legislação que impacta seu negócio.
2. Ele não faz (ou não sabe fazer) um Planejamento Tributário
Pergunte ao seu contador atual: “Meu regime tributário (Simples Nacional vs. Lucro Presumido) ainda é o ideal para 2025?”. Se ele gaguejar, der uma resposta genérica ou disser “é melhor não mexer”, fuja. A análise do regime tributário é a principal forma de economia legal de impostos. Um contador consultivo faz essa simulação todo ano, garantindo que você não pague um centavo a mais do que o necessário.
3. Você se sente no escuro sobre seus próprios números
Se você perguntar ao seu contador “Eu tive lucro real no mês passado?”, e ele não souber responder (ou te entregar um balancete indecifrável), ele não está fazendo o trabalho dele. Ele é apenas um “gerador de guias”. Um parceiro contábil deve te entregar relatórios gerenciais simples (DRE, Fluxo de Caixa) que te permitam entender a saúde da sua empresa e tomar decisões.
4. A tecnologia é um problema (ou não existe)
Seu contador ainda te pede para enviar documentos por malote? Você precisa enviar extratos bancários em PDF ou planilhas de Excel preenchidas manualmente? Isso é um sinal de atraso operacional. Em 2025, a contabilidade moderna é integrada. Ela usa tecnologia (como a de um ) para se conectar ao seu banco e ao seu emissor de notas, automatizando a coleta de dados para que você não perca tempo com isso.
5. Você sente que ele não entende do seu negócio (Falta de Especialização)
Seu contador atende postos de gasolina, padarias, e-commerces e a sua agência de publicidade. O resultado? Ele aplica a mesma regra genérica para todos. Um contador especialista em PMEs de serviço em São Paulo, por exemplo, entende as nuances do “Fator R” do Simples Nacional, as regras de ISS da prefeitura e os benefícios fiscais para o seu setor. A falta de especialização custa caro.
O Grande Medo: Trocar de Contador é Burocrático e Arriscado?
Este é o mito que mais aprisiona empresários em serviços ruins. Vamos quebrar as três principais objeções.
Mito 1: “Só posso trocar de contador em Janeiro”
Falso. Você pode trocar de contador em qualquer dia de qualquer mês. A contabilidade é um serviço de prestação continuada, como um provedor de internet. Não existe “ano fiscal” que te prenda. O máximo que pode acontecer é o contador antigo cobrar o mês cheio da rescisão, o que é justo. Mas você não precisa esperar o ano virar para parar de perder dinheiro.
Mito 2: “É um processo muito burocrático e vou me incomodar”
Falso (se feito corretamente). O processo será burocrático se você tentar fazer a ponte entre o contador antigo e o novo. Mas se você contratar um escritório profissional como a GG, nós cuidamos de 100% da transição. Você não vai precisar ligar para o seu contador antigo e ter uma conversa desconfortável. Nós fazemos isso por você.
Mito 3: “Vou ter que pagar uma multa de fidelidade altíssima”
Depende, mas geralmente não. A maioria dos contratos de contabilidade tem cláusulas de rescisão com aviso prévio (geralmente 30 ou 60 dias). Contratos com “fidelidade” de 12 meses e multas abusivas são práticas antigas e, em muitos casos, podem ser contestadas. O custo de não trocar (pagar mais impostos, por exemplo) é quase sempre maior que qualquer taxa de rescisão.
Como Funciona a Portabilidade Contábil: O Passo a Passo da GG
Você decidiu mudar. O que acontece agora? Na GG Contabilidade, tratamos isso como um “processo de onboarding” de 5 etapas, onde nós fazemos todo o trabalho pesado.
Passo 1: A Decisão e o Diagnóstico
Você entra em contato conosco. Antes de qualquer coisa, fazemos uma reunião de diagnóstico (sem custo) para entender sua empresa, suas dores e o que você espera de um contador. Validamos se sua empresa está no regime correto e mostramos nosso plano de ação.
Passo 2: A Notificação Formal (Nós Cuidamos Disso)
Após você assinar o contrato com a GG, nosso time de transição entra em ação. Nós mesmos redigimos e enviamos o e-mail de “Notificação de Rescisão e Solicitação de Transferência” para o seu contador atual, com você em cópia. É um e-mail profissional, cordial e técnico, que já informa quem somos e como será o processo.
Passo 3: O Termo de Transferência e a Coleta de Dados
O contador antigo tem a obrigação legal e ética de cooperar. Nós solicitamos todos os documentos vitais:
- Backup completo do sistema contábil (balancetes, livros, etc.).
- Documentos da empresa (Contrato Social, alvarás).
- Certificados Digitais (e-CNPJ, e-CPF dos sócios).
- Declarações entregues (SPED, DCTF, etc.).
Tudo isso é regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade.
Passo 4: O “Setup” Interno
Enquanto os dados chegam, nosso time faz o “setup” da sua empresa em nossos sistemas. Cadastramos sua empresa, revisamos os parâmetros fiscais e te damos acesso às nossas ferramentas (seja de gestão financeira ou apenas de comunicação).
Passo 5: O “Dia 1” – Você tem um Novo Parceiro
Pronto. Em média, esse processo leva de 10 a 20 dias. No primeiro dia do mês seguinte, nós já assumimos 100% da sua operação contábil. Você não teve que ligar para seu ex-contador, não teve que caçar documentos e não teve nenhuma dor de cabeça. Seu único trabalho foi tomar a decisão de crescer.
Conclusão: Trocar de Contador não é um Risco, é um Upgrade
Continuar com um contador que não te gera valor é como pilotar um avião no competitivo céu de São Paulo sem instrumentos. Você está voando às cegas.
Trocar de contador não é apenas “mudar o emissor da guia”. É fazer um upgrade estratégico. É sair de um centro de custo e contratar um parceiro de lucro. É tomar a decisão de transformar sua contabilidade de uma obrigação chata para a principal fonte de inteligência do seu negócio.
Se você se identificou com os 5 sinais de alerta, você não precisa de um novo gerador de guias. Você precisa de uma que jogue do seu lado.
FAQ: Perguntas Frequentes sobre a Troca de Contabilidade
O contador antigo pode se recusar a entregar meus documentos?
R: Não. Isso é ilegal e antiético. A Resolução CFC nº 1.590/2020 (e o Código de Ética do Contador) obriga o profissional a fornecer todos os dados e documentos pertencentes ao cliente de forma organizada. Caso ele se recuse, ele pode ser denunciado e penalizado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
E se eu estiver devendo honorários para o contador antigo?
R: A dívida de honorários não impede a troca, mas o contador antigo tem o direito de reter os documentos que ele produziu (como livros e balancetes) até a quitação. Ele não pode reter seus documentos legais (Contrato Social, alvarás) ou o backup das declarações. A recomendação é sempre quitar os débitos para uma transição amigável.
Quanto tempo demora o processo de troca na prática?
R: Depende da boa vontade do contador antigo. Mas, em média, o processo todo (desde a notificação até estarmos 100% operacionais) leva de 10 a 20 dias.
A GG Contabilidade cobra para fazer essa migração?
R: Não. O processo de “portabilidade contábil” faz parte do nosso onboarding. Não há taxa extra para migrar sua empresa para a nossa base. O primeiro pagamento que você fará será apenas a primeira mensalidade dos nossos serviços.
